Электронные заказные письма: понятие и преимущества

Заказное письмо – формат почтовой связи, использующийся для пересылки важных документов, счетов, партнерских соглашений, исковых заявлений. В отличие от обычных такие письма не опускают в почтовый ящик, а выдают лично в руки получателю либо доверенному лицу, полномочия которого официально подтверждены доверенностью.

«Почта России» модифицировала данный сервис. Помимо традиционных доступны электронные заказные письма – это цифровой аналог заказного отправления, который позволяет отправлять и получать уведомления в онлайн-формате без бумажных конвертов.

Обработка ЭЗП занимает минимум времени, при этом они обладают аналогичной юридической силой, а потому подходят для отправки важной деловой корреспонденции, например, договоров, коммерческих предложений, налоговой документации.

Для подключения сервиса необходимо наличие подтверждённой учётной записи физлица или организации на портале Госуслуг.

Преимущества ЭЗП

В сравнении с бумажными электронные заказные письма имеют ряд достоинств:

1. Онлайн-формат. Для отправки не нужно идти в отделении связи или вызывать курьера на дом либо в офис: всё можно сделать удаленно.
2. Оперативность отправки. Пересылка писем в цифровом виде позволит существенно сэкономить время, ведь отправить сообщения можно дистанционно, не посещая почтовое отделение, причём не одному, а сразу нескольким получателям, вне зависимости от их правового статуса.
3. Скорость доставки. В случае если получатель подключен к соответствующему сервису, письмо появится в его личном кабинете мгновенно, при отсутствии подключения почтовое ведомство распечатает письмо и доставит его обычным способом. При необходимости отправитель может заказать электронное уведомление о вручении письма.
4. Универсальность. Электронные заказные письма подходят для взаимодействия с различными инстанциями, государственными и частными, отправки претензий и других документов, требующих обязательного вручения. Это особенно актуально для требований о возврате долга, уведомлений о продаже долевой собственности на объекте недвижимости и иных ситуаций, предполагающих судебное разбирательство.
5. Безопасность. Пересылка электронных сообщений регулируется федеральным законодательством, в первую очередь – законом «О персональных данных». Используются исключительно защищённые каналы связи, что делает несанкционированный доступ к содержимому невозможным. Юридически значимая информация подписывается квалифицированной электронной подписью отправителя.

Электронные заказные письма доступны и частным лицам, и юридическим, однако чаще используются коммерческими структурами, индивидуальными предпринимателями, ООО, некоммерческими организациями. Цифровизация многократно упрощает процессы архивирования и хранения корреспонденции, а кроме того, позволяет снизить финансовую нагрузку.