Конвертовальное оборудование: понятие, особенности, преимущества

Частные лица, организации, предприятия, которым по роду деятельности приходится отправлять огромные объемы корреспонденции, прекрасно знают, сколько сил и времени отнимает ее подготовка. Конвертовальные машины – специальные устройства, позволяющие автоматизировать основные процессы и в кратчайшие сроки подготовить к отправке сотни, а то и тысячи писем.

История такого оборудования начинается еще в первые десятилетия XX века, однако год от года оно становится только более востребованным, его функционал расширяется, надежность – повышается, алгоритмы управления – упрощаются. Активно внедряются электронные, компьютерные системы.

Классификация

Основной классификационный признак – используемая технология работы. Таковых две:

1. Конвертовальная. Характерна для моделей, куда оператор должен предварительно загрузить соответствующее количество конвертов. Функции устройства сводятся к фальцовке, складыванию документа для его размещения без лишних проблем и рисков, помещению в конверт, заклеиванию (если оно предполагается конкретной ситуацией). Настройка индивидуальна и зависит от конкретных требований. Например, фальцовка – не обязательная, а только допустимая операция. Наиболее современные модели позволяют автоматизировать сортировку отправлений, совместимы со вспомогательными модулями, расширяющими базовый набор возможностей.
2. Бесконвертная. Алгоритм работы таких машин предполагает, что бумажный лист – это одновременно и носитель основной текстовой, графической информации, и конверт. Рассылка таких отправлений дешевле, при этом благодаря особой схеме фальцовки и склеивания вся информация остается конфиденциальной до момента вскрытия. Хороший пример – квитанции за коммунальные услуги, выписки из банковских, кредитных организаций, уведомления от некоторых государственных инстанций, интернет-провайдеров, страховых агентств.

Что учесть при выборе конвертовального оборудования?

Конвертовальные машины представлены несколькими группами, их характеристики вариативны, равно как и стоимость, так что к подбору нужно подойти ответственно, чтобы обеспечить полное соответствие конкретным требованиям и исключить чрезмерные расходы.

Наиболее значимы следующие показатели:

• производительность. Проще говоря, количество отправлений, с которыми устройство способно справиться за единицу времени, например, в течение месяца. Для небольших организаций вполне достаточно лимита в 40 тысяч писем, для компаний среднего масштаба – около 200 тысяч. Более мощные машины принадлежат к промышленному классу, нужны исключительно крупным предприятиям, ежедневно рассылающим десятки тысяч писем, открыток, рекламных буклетов и другой корреспонденции, нуждающейся в конвертах;
• совместимые конверты. Основным стандартом на территории РФ является ГОСТ Р 51506-99, если предполагается отправка международных отправлений, то лучше, если устройство поддерживает ISO 269-85;
• поддержка нестандартных алгоритмов работы. Характерный пример – размещение в одном конвертере листов нескольких форматов, небольшого А5 и более крупного А4;
• наличие модуля памяти, позволяющего создавать и сохранять сразу несколько программ работы для дальнейшего быстрого переключения между ними без дополнительных настроек.

Компания «Арт-Бизнес-Сервис» широко использует самое современное конвертовальное оборудование при предпочтовой подготовке и упаковке корреспонденции. Таким образом минимизируется влияние человеческого фактора, что позволяет в кратчайшие сроки выполнять даже наиболее крупные заказы!